İşletmelerde Organizasyon Şeması ve Kurumsal Mimari Kavramları

Kurumlar, şirketler, holdingler, genel tanımda tüzel kişilikler aslında şahıslar tarafından oluşturulmuş yapılardır. Tek bir bireyin sahip olduğu iş gücünü arttırmak için, birden fazla bireyin iştiham edilmesi ile oluşturulan bu yapılar, organizasyonlar, stratejileri kapsamında belirlenen hedeflere ulaşmak için kuruluş aşamasında belirlenen misyon ve vizyon ile kurulur.

Bir organizasyonda üst yönetim kadrosundan başlayarak, çalışanlar arasındaki hiyerarşik yapıyı gösteren şematik anlatıma organizasyon şeması denir. Organizasyon şeması, departmanlar arasındaki, çalışanlar arasındaki, üst yönetimle alt kademedeki çalışanlar arasındaki ilişkinin ve iletişimin nasıl olacağını belirlendiği görsel bir şemadır. Bir kurumda çalışan insanlar arasındaki hiyerarşiyi ve iş bölümünü gösteren bir kılavuzdur. Bu kılavuz işletmenin organizasyonundaki hiyerarşik oluşumun ve ilişki bağının bir bütün halinde haritalandırılmasıdır.

Kurumsal mimari çok temel olarak bir işletmede;

• Kişiler,
• Süreçler,
• Uygulamalar,
• Teknolojiler ve
• Veri

Arasındaki ilişkiyi gösteren, bu öğelerin en doğru şekilde işletmeye yerleştirilmesini ve birbiriyle ilişkilerinin kurulmasını sağlayan, bu yapıyı ortaya çıkaran bir mimari plan veya yaklaşımdır.

Kurumsal mimari, bir işletmeyi oluşturan yapılar, parçalar, bunların işlevleri, bunlar arası ilişkiler, iş ve veri akışları ile bunları yöneten kuralların bütününe verilen isimdir. Her işletmenin nihai bir hedefi vardır. Söz konusu hedefler işletmelerin stratejik planlamaları ile belirlenin ve misyon&vizyon çerçevesinde belirlene eylem planları ile söz konusu hedeflere ulaşılması hedeflenir.

Kurumsal mimari sayesinde işletmedeki her bir birim/grup/çalışan işletmenin nihai hedefleri ve stratejileri hakkında bilgi sahibi olur, bunun nasıl sağlanabileceği-eldeki araçların ve süreçlerin neler olduğunu- anlar, çalışmalarını buna göre şekillendirebilir, ayarlayabilir.

Kurumsal mimari sonuçta bir belgedir. Ancak gerek bu belgeyi ortaya çıkarırken gerekse de bunu yaşatırken işletilen süreçler işletmenin girdisi ve çıktısının anlaşılmasını sağlar. Tıpkı strateji gibi kurumsal mimari de işletmeye özgüdür.

Kurumsal mimarinin amacı, iş stratejilerinin gerçekleştirilmesi için bilgi sistemlerinin neler yapabileceğini ortaya koymak ve bunu hayata geçirmektir. Kurumsal mimari, işletmenin mevcut yapısından başlar ve onu hedefe yöneltir. İş hayatında değişim sürekli olduğundan, işletmelerin değişimlere ayak uydurması bir mecburiyettir. Kurumsal mimari, işletmenin değişikliklere karşı esnek ve cevap verebilir olmasına yardımcı olur.

Organizasyon Şemasının Oluşturulması

Organizasyon şemalarının birden fazla türü mevcuttur ancak temel olarak dört tür vardır. Her bir farklı tür, farklı işletme yapıları için uygun olabilir. Mevcut olan organizasyon şeması türlerinden en uygunu veya doğrusu diye bir kıyaslama yapmak mümkün değildir. İşletmenin yapısına göre, işletme kültürüne ve felsefesine uygun olan organizasyon şeması uygulamaya koyulmalıdır.

1. Hiyerarşik(Dikey) Organizasyon Şeması (Functional Top-Down)

İşletmelerde en çok kullanılan şemadır. En tepede birisi bulunur ve yetkiyi aşağıya doğru dağıtır. Yetki yukarıdan aşağıya aktığı için dikey bir görüntü oluşturur, bu yüzden dikey ismiyle de anılır.

Bu organizasyon düzeninde yetkiler, sorumluluklar ve çalışanlar arası hiyerarşi net bir şekilde belli olduğu için herkesin yapması gereken işler ve kime rapor vermesi gerektiği bellidir.

Her çalışanın üstünde hesap vermesi gereken bir yöneticisi bulunur. İşlerin ve düzenin net bir şekilde belli olması avantaj olarak sayılabilir.

Alt kademedeki çalışanların yetkilerinin az olması, onların yaratıcılıklarını ve verimlerini engelleyebilir. İşletme içerisinde bulunan katı bürokrasi, yeni fikirlerin ortaya çıkmasını uygulanmasını geciktirebilir.

2. Düz(Yatay) Organizasyon Şeması (Flat Organizational Chart)

Genellikle yeni kurulmuş ve az çalışan sayısına sahip işletmelerin kullandığı bir organizasyon şemasıdır. Çok fazla çalışanı bulunmadığı için henüz departmanlara ayrılmayan start-up ve girişimlerin sıklıkla kullandığı bir yapıdır.

Departmanlar bulunmadığı için, çalışanlar hiyerarşide aynı seviyede bulunur. Bu sebeple yatay olarak da adlandırılır.

Çalışanların katı bir bürokrasi ile karşılaşmaması, onları daha fazla sorumluluk almak için teşvik eder. Tüm çalışanların aynı seviyede olması ve karar alma süreçlerinde aynı seviyede bulunmaları, yaratıcılığı artırarak bireysel performansları yükseltir ve işletmenin verimini artırır.

Hiyerarşinin ve net iş tanımlarının belli olmaması kafa karışıklıklarına yol açabilir. Ayrıca işletme büyüdükçe bu yapıyı kontrol altında tutmak gittikçe zorlaşır.

3. Matrix Organizasyon Şeması (Matrix Organizational Chart)

Bu yapı biraz daha karmaşık bir yapıdır. Hem yatay hem de dikey ögeler bulunur. Yukarıdan aşağıda inen bir hiyerarşi olsa da, aynı zamanda projelerin yönetilmesi için de yatay bir düzen de bulunur. Bir çalışan hem kendi departmanının yöneticine(dikey), hem de içinde bulunduğu projedeki yöneticisine(yatay) karşı sorumludur.

Özellikle proje yönetimi alanında sık sık kullanılan bu şema, hiyerarşik yönetimin katılığından kurtularak esnek bir yapı sunar. Örnek vermek gerekirse bir proje yönetecek olan yönetici, farklı departmanda çalışan fakat yetenek seti bu işe uygun olan bir çalışanı projeye katabilir.

İki farklı yöneticinin birden isteklerine karşılık vermek isteyen çalışanların veriminin düşme ihtimalini de göz önünde bulundurmak gerekir.

4. Bölünmüş Organizasyon Şeması (Divisional Organizational Chart)

Büyük işletmeler, birden fazla ülkede, coğrafi yapıda veya bölgede iş yapabilir. Veya üretimleri çok farklı alanlarda gerçekleşiyor olabilir. Bölünmüş organizasyon şeması, bu durumdaki işletmelerde kullanılır.

İşletmeler, organizasyonlarını ülkelere, üretim alanlarına göre bölerler; ve bu bölümlerin kendi hiyerarşileri bulunur.

Her bölüm bağımsız olarak çalıştığı için, kendi bölgelerine veya ürünlerine odaklanarak verimliliklerini yükseltirler. Her bölümün diğer bölümlerden bağımsız departmanları, stratejileri bulunur. Bu da her pazarın isteklerine daha rahat bir şekilde adapte olunmasının önünü açar.

Örnek vermek gerekirse küresel bir çok uluslu işletmenin Türkiye için ayrı bir bölümü olmasını söyleyebiliriz.

Kurumsal Mimarinin Geliştirilmesi

Kurumsal mimarinin oluşturulması aşamasında işletmeye yukarıdan bakmak gerekmektedir. Bu bakış esnasında görülenler önceliklendirilmelidir. Kurumsal mimariyi oluşturma başlangıç ve bitiş noktaları belli, bir defa da tasarlanacak ve kurulacak bir düzen şeklinde değildir. Mimarinin döngülerden oluşturulması, her aşamada daha detaya inilmesi ve işletmenin değişen ihtiyaç/strateji/hedeflerine göre mimarinin değiştirilmesi gerekir.

Aslında hiçbir işletme mimarisiz değildir. İşletme seviyesinde kurgulanan düzen ve işleyişe göre bir akış mevcuttur. Bir şekilde bilgi sistemleri kullanan her işletmede bir mimari vardır. Veri akışı departmanlar arasında gerçekleşir ancak adı konmamıştır. Mimari düzgün planlanmamış olabilir ve ihtiyaçlara cevap vermiyordur. Bir işletmede kurumsal mimari yok demek, o işletmenin kurum kültürü yok ve içi boş demektir.

Kurumsal mimarinin oluşturulması esnasında öncelikle mevcut durumun belirlenmesinde fayda vardır. Mevcut mimari analiz edilirken işletmeye 4 farklı odaktan bakılması gerekir. Bunlar;

• İş mimarisi: İşletmenin yaptığı esas iş, işletmenin misyonu, işletmenin yaptığı işler ve ürettiği ürünler/hizmetler.
• İşlevsel mimari: İşletmenin bir önceki adımda sayılan işleri yaparken (ürünü/hizmeti üretirken, satarken) kullandığı/yararlandığı uygulamalar ve bunların birbirleriyle ilişkisi. İş süreçleriyle uygulamaların ilişkisi.
• Veri/Bilgi mimarisi: Yukarıdaki işler yapılırken girdi/çıktı/dolaşımda olan veri.
• Altyapı mimarisi: İş süreçlerini destekleyen bilgi sistemleri bileşenleri. Donanım, yazılım, iletişim.

Mevcut durumun analizi yukarıda belirtilen odak noktaları ile yapıldıktan sonra mevcut sistemin güçlü ve zayıf yanları belirlenir. Mevcut sisteme ilişkin yapılması gereken geliştirmeler için ise aşağıdaki adımlar izlenebilir;

1. Kapsamın belirlenmesi: Kurumsal mimari ifadesindeki kurum, aslında işletmenin kendisi değil, bir bölümü/bir birimi de olabilir. Buradaki kurum ifadesi belli hedefleri olan bir grup insanın oluşturduğu yapıyı temsil etmektedir. Ayrıca, kapsam oluştururken, özellikle çok büyük ölçekli kurumlar ve mimari alanında tecrübesi olmayan ekipler söz konusu ise, mutlaka görece az karmaşık/küçük olandan başlamak en iyisidir.

2. Ekiplerin oluşturulması: Kurumsal mimaride insan faktörü çok önemlidir. Oluşturulacak yapılar içerisinde istihdam edilecek ekiplerin konuya hakim, alanında yeterli uzmanlıkta olmaları gerekmektedir.

3. Hedeflerin belirlenmesi: Doğrudan kurumsal stratejiyle ilişkili olarak işletmenin gelecekte olmak istediği yerin, almak istediği şeklin ve vermek istediği görüntünün belirlenmesidir. İşletmenin sorması gereken soru, şu aşamada neredeyiz ve ileride nereye varmak istiyoruzdur.

Hedeflerin belirlenmesi aşamasında işletme içerisinde yer alan bütün taraflar anlaşmak zorundadır. Bu husus kurulmaya çalışılan mimarinin gerçeğe/işlevsel hale gelmesine dair ön koşullardan biridir. Bu sebeple kurumsal mimari çalışmalarında paydaşların doğru belirlenmesi, hangi problemlerin çözülmek istendiği ve problemin önceliğinin iyi belirlenmesi çok önemlidir.

Hedefler (Hedef Mimari), işletmenin gelecek vizyonunu gerçekleştirmek için gerekli bilgi sistemleridir. İşletmenin orta vadede (3-5 yıl) yapmayı istediği işlerdir. Hedef mimari, tıpkı mevcut mimarinin geliştirildiği gibi aşamalar takip edilerek oluşturulup geliştirilir. Tek fark, hedef mimari geliştirilirken mevcut durum değil, işletmenin vizyonu dikkate alınır.

Kurumsal mimarinin temelinde çok iyi bir teknolojik altyapı mevcuttur. Kurumsal mimari bir işletmenin iş hedefleri ve stratejileri ile ilgilidir. Kurumsal mimari bir amaç değildir, Üst yönetimin, paydaşların ve iş tarafının hedeflere ulaşmak için kullanacağı bir araçtır.