Genel Kurul Toplantılarında Bakanlık Temsilcisi Bulundurma Zorunluluğu Ve Genel Bilgilendirme

Türk Ticaret Kanunu’na (“TTK”) göre, anonim ve limited şirketlerin zorunlu organlarından biri Genel Kuruldur. Genel Kurul, ortakların belirlenmiş bir zaman diliminde ve bir yerde müzakerelerde bulunmak ve karar almak amacıyla mevzuatta belirtilmiş Genel Kurul işleyiş usulüne uygun olacak şekilde bir araya gelmelerini ifade eder.

13/1/2011 tarihli ve 6102 sayılı TTK’ya göre, Genel Kurul yılda en az 1 defa toplanır, şirketin pay sahiplerinden oluşur. Genel Kurul olağan, olağanüstü ve imtiyazlı pay sahipleri özel kurulu toplantısı olarak toplanabilir. Olağan toplantı faaliyet döneminin sonundan itibaren 3 ay içinde yapılır.

-Anonim şirketlerin iki zorunlu organı vardır. Bunlar; Genel Kurul ve Yönetim Kuruludur.

-Limited şirketlerin de iki zorunlu organı vardır. Bunlar; Genel Kurul ve Müdürler Kurulu.

Toplantı Çeşitleri

a) Olağan Genel Kurul Toplantısı

Şirket organlarının seçimi, finansal tabloların ve yönetim kurulunun yıllık faaliyet raporunun sunumu gerçekleştirilir. Kârın kullanım şekli, dağıtılacak kâr ve kazanç paylarının oranları belirlenir. Yönetim kurulu üyelerinin ibraları ile faaliyet dönemlerini ilgilendiren konulara ilişkin müzakereler yürütülür. Olağan genel kurul toplantısı, Genel Kurul esas ve usulleri kapsamında karar almak amacıyla her hesap dönemi için yapılan toplantılardır.

b) Olağanüstü Genel Kurul Toplantısı

Toplantı akışı ve gündemi, Genel Kurul toplantısını gerektiren sebep, konu ve başlıklar çerçevesinde gerçekleştirilir. Olağanüstü genel kurul toplantısının düzenlenme nedeni, şirket için lüzumlu ya da zorunlu ve ivedi sebepleri kapsar.

c) İmtiyazlı Pay Sahipleri Özel Kurulu Toplantısı

İmtiyazlı payların bulunduğu şirketlerde, genel kurulun imtiyazlı pay sahiplerinin haklarını sınırlayacak tarzda esas sözleşmeyi değiştirmeye karar vermesi halinde, TTK’nın 454’üncü maddesine göre esas sözleşme değişikliği kararını onaylamak için sadece imtiyazlı pay sahiplerinin katılımıyla yapılan toplantılardır.

İmtiyazlı pay sahiplerinin haklarını ihlal edecek nitelikteki esas sözleşme değişikliğinin görüşüleceği genel kurul toplantısında, imtiyazlı payları temsil eden sermayenin en az yüzde altmışına sahip olan imtiyazlı pay sahiplerinin veya temsilcilerinin toplantıda hazır bulunmaları ve bunların çoğunluğunun genel kurulda esas sözleşme değişikliğine olumlu oy vermeleri halinde, ayrıca özel kurul toplantısı yapılmaz.

İmtiyazlı pay: TTK’nın 478’inci maddesine göre ilk esas sözleşme ile ya da esas sözleşme değişikliği ile şirketteki bazı paylara imtiyaz tanınabilmektedir.

İmtiyaz: TTK’nın 478/2’nci maddesine göre kâr payı, tasfiye payı, rüçhan ve oy hakkı gibi haklarda, paya tanınan üstün bir hak veya kanunda öngörülmemiş yeni bir pay sahipliği hakkıdır.

Toplantı zamanı

Genel kurul toplantıları aşağıda belirtilen zamanlarda yapılır:

a) Olağan genel kurul toplantısı, her hesap dönemi sonundan itibaren üç ay içinde yapılır. Buna göre hesap dönemi takvim yılı olan şirketlerde toplantılar yılın ilk üç ayı içinde, özel hesap dönemi olan şirketlerde ise, hesap döneminin bittiği günü izleyen ilk üç ay içinde yapılır.

b) Olağanüstü genel kurul toplantısı, şirket için toplantının yapılmasını gerektiren durumların ortaya çıktığı zamanlarda yapılır.

c) İmtiyazlı pay sahipleri özel kurulu; imtiyazlı payların bulunduğu şirketlerde genel kurul tarafından imtiyazlı pay sahiplerinin haklarını ihlal edecek mahiyette esas sözleşme değişikliğine karar verilmesi halinde, anılan karar tarihinden itibaren en geç bir ay içinde toplantıya çağrılır. Bu süre sonuna kadar imtiyazlı pay sahipleri toplantıya çağrılmazsa, her imtiyazlı pay sahibi yönetim kurulunun çağrı süresinin son gününden başlamak üzere on beş gün içinde, bu kurulun toplantıya çağrılmasını mahkemeden isteyebilir. Çağrıya rağmen süresi içinde imtiyazlı pay sahipleri özel kurulu toplanamazsa, genel kurul kararı onaylanmış sayılır.

Esas sözleşme değişikliği Bakanlık iznine tabi olan şirketlerde bu amaçla yapılacak genel kurul toplantıları, ancak bu izin alındıktan sonra yapılır.

Elektronik Ortamda Genel Kurula Katılma

Anonim şirketlerde elektronik ortamda yapılacak genel kurullara ilişkin yönetmelik, TTK’nın 1527’nci maddesinin beşinci fıkrasına dayanılarak düzenlenmiştir. Elektronik ortamda genel kurul toplantısının yapılması ve karar alınması, 28/8/2012 tarihli ve 28395 sayılı Resmî Gazete ’de yayımlanan Anonim Şirketlerde Elektronik Ortamda Yapılacak Genel Kurullara İlişkin Yönetmelik’in ilgili hükümlerine tabidir. Yönetmelikte hüküm bulunmayan hallerde ise Yönetmelik hükümleri kıyasen uygulanır.

Genel kurullara elektronik ortamda katılma, öneride bulunma, görüş açıklama ve oy verme, fizikî katılmanın ve oy vermenin bütün hukuki sonuçlarını doğurur.

Genel Kurulu Toplantıya Çağırmaya Yetkili Olanlar

• Yönetim kurulu,
• Azınlık pay sahipleri,
• Tasfiye memurları,
• Pay sahipleri,
• İmtiyazlı pay sahipleri
• İflas idaresi,
• Kayyım ilgili yönetmeliğin 9. Maddesinde yer alan durumlar çerçevesinde toplantıya çağırmaya yetkilidir.

Genel Kurulun Devredilemez Görevleri

• Esas sözleşmenin değiştirilmesi,
• Yönetim kurulu üyelerinin seçimi, ibrası, azli,
• Denetçi seçimi, azli,
• Kâr ve kazanç paylarının belirlenmesi, kullanılması ya da dağıtılması kararı,
• Şirketin feshi,
• Ciddi oranda şirket varlığının toptan satışı,
• Her çeşit menkul kıymetlerin çıkarılması veya bu hususta yönetim kuruluna yetki verilmesi,
• Birleşme, bölünme, tür değiştirme kararlarının alınması,
• Hakimiyet sözleşmesinin onaylanması,
• Genel kurulun çalışma esas ve usullerine ilişkin iç yönergenin onaylanması veya değiştirilmesi,
• Sermayenin azaltılmasına ilişkin yönetim kurulunca hazırlanan raporun onaylanması,
• Şirketin tescil tarihinden itibaren iki yıl içinde bir işletme veya aynın esas sermayenin onda birini aşan bir bedel karşılığında devralınmasına veya kiralanmasına ilişkin yapılmış sözleşmelerin onaylanması.

Anonim Şirket Genel Kurullarında Birikimli Oy Kullanımı

Birikimli oy, pay sahibinin sahip olduğu payların miktarı ile seçilecek yönetici miktarının çarpımı kadar oy hakkına sahip olması demektir. Birikimli oy kullanımı, bir anonim şirkette azınlık pay sahiplerinin tüm oy güçlerini kazanacağını umut ettikleri bir adaya ya da adaylara oylarını yönlendirmelerini sağlayan bir sistemdir. Bu nedenle mevcut yönetim kurulu adaylarının sayısının 1’den fazla olması gerekmektedir.

Halka açık olmayan anonim şirketlerin genel kurullarında birikimli oy kullanımına ilişkin esaslar hakkında tebliğ TTK’nın 434’üncü maddesinin dördüncü fıkrasına dayanılarak hazırlanmıştır.

Genel Kurul Toplantısına Denetçinin Katılması

TTK’nın 17’nci maddesine göre, denetime tabi olan şirketlerin genel kurul toplantılarında denetçi hazır bulunur.

Toplantı başkanınca, görüşülen konular hakkında açıklamada bulunmak isteyen denetçiye sıraya bakılmaksızın söz verilebilir.

Pay sahipleri, genel kurul toplantısında, denetçilerden denetimin yapılma şekli ve sonuçları hakkında bilgi isteyebilir.

Genel Kurul Gündemi

Olağan genel kurul toplantısının gündeminde sırasıyla şu hususlar bulunur:

a) Açılış ve toplantı başkanlığının oluşturulması.

b) Yönetim kurulunca hazırlanan yıllık faaliyet raporunun okunması ve müzakeresi.

c) Denetçi raporlarının okunması.

ç) Finansal tabloların okunması, müzakeresi ve tasdiki.

d) Yönetim kurulu üyelerinin ibrası.

e) Kârın kullanım şeklinin, dağıtılacak kâr ve kazanç payları oranlarının belirlenmesi.

f) Yönetim kurulu üyelerinin ücretleri ile huzur hakkı, ikramiye ve prim gibi hakların belirlenmesi.

g) Faaliyet yılı içinde yönetim kurulu üyeliklerinde eksilme meydana gelmiş ve yönetim kurulunca atama yapılmış ise atamanın genel kurulca onaylanması.

ğ) Görev süreleri sona ermiş olan yönetim kurulu üyelerinin seçilmesi, şayet esas sözleşmede görev süreleri belirtilmemişse görev sürelerinin tespiti.

h) Denetçinin seçimi.

ı) Lüzum görülecek sair hususlar.

Bakanlık Temsilcisi Bulundurma Zorunluluğu

TTK’ya dayanılarak, Anonim şirketlerin kuruluş, olağan, olağanüstü genel kurul ve imtiyazlı pay sahipleri özel kurul toplantıları ile ortak sayısı 20’den fazla olan limited şirketlerin genel kurul toplantılarında bakanlık temsilcisi bulundurması zorunludur. Komiserin yokluğunda yapılan toplantılarda alınan kararlar muteber değildir.

• Kuruluş ve esas sözleşme değişikliği işlemleri Ticaret Bakanlığı iznine tabi olan şirketlerin bütün genel kurul toplantılarında, diğer şirketlerde ise gündeminde, sermayenin arttırılması veya azaltılması, kayıtlı sermaye sistemine geçilmesi ve kayıtlı sermaye sisteminden çıkılması, kayıtlı sermaye tavanının arttırılması veya faaliyet konusunun değiştirilmesine ilişkin esas sözleşme değişikliği ile birleşme, bölünme veya tür değişikliği konuları bulunan genel kurul toplantılarında,
• Genel kurula elektronik ortamda katılım sistemini uygulayan şirketlerin genel kurul toplantılarında,
• Yurt dışında yapılacak bütün genel kurul toplantılarında,
• Yurt dışında yapılacak imtiyazlı pay sahipleri özel kurul toplantılarında Bakanlık temsilcisi bulunması zorunludur.

Yukarıda sayılanların dışındaki genel kurul toplantılarında, kuruluş ve esas sözleşme değişikliği işlemleri Bakanlık iznine tabi olan şirketler hariç olmak üzere tek pay sahipli şirketlerin genel kurul toplantılarında ve imtiyazlı pay sahipleri özel kurullarında Bakanlık temsilcisinin bulunması zorunlu değildir. Ancak genel kurulu toplantıya çağıranların talep etmeleri ve bu taleplerin görevlendirme makamınca uygun görülmesi halinde Bakanlık temsilcisi görevlendirilir.

Bakanlık temsilcisi görevlendirilen toplantılarda, Bakanlık temsilcisinin yokluğunda alınan kararlar geçerli değildir.

Şirket genel kurullarında Bakanlık temsilcisi olarak görevlendirilenler, görevlendiren makam tarafından ilgili ticaret sicili müdürlüğüne bildirilir.

Anonim Şirketlerin genel kurul toplantılarında bulundurulacak bakanlık temsilcisi talebiyle ilgili başvuru işlemleri elektronik imza (e-imza) kullanılarak mersis adresinden “Bakanlık Temsilcisi Talebi” alanından yapılır.

KAYNAKLAR

1. 6012 Sayılı Türk Ticaret Kanunu
2. Anonim Şirketlerin Genel Kurul Toplantılarının Usul ve Esasları ile Bu Toplantılarda Bulunacak Bakanlık Temsilcileri Hakkında Yönetmelik
3. Halka Açık Olmayan Anonim Şirketlerin Genel Kurullarında Birikimli Oy Kullanımına İlişkin Esaslar Hakkında Tebliğ
4. Anonim Şirketlerde Elektronik Ortamda Yapılacak Genel Kurullara İlişkin Yönetmelik

ANONİM ŞİRKET TOPLANTI TUTANAĞI ÖRNEĞİ

………. Anonim Şirketinin………… Tarihinde Yapılan ……. Olağan/Olağanüstü Genel Kurul Toplantı Tutanağı

    …………… Anonim Şirketinin …….. yılına ait olağan/olağanüstü genel kurul toplantısı …….. tarihinde, saat ……. de, şirket merkez adresi olan …………… ……………. adresinde, /…………… İl Gümrük ve Ticaret Müdürlüğü’nün …….. tarih ve ………. sayılı yazılarıyla görevlendirilen Bakanlık Temsilcisi  ………’ın (katılması durumunda yazılacaktır, katılmasının zorunlu olduğu durumlar için dikkat kısmındaki ilgili maddeye bakınız) gözetiminde yapılmıştır.

*Çağrılı genel kurul olması durumunda aşağıdaki paragraf yazılmalıdır;

Toplantıya ait çağrı; kanun ve esas sözleşmede öngörüldüğü gibi ve gündemi de ihtiva edecek şekilde, Türkiye Ticaret Sicili Gazetesinin ……. tarih ve ………. sayılı nüshasında ilân edilmek suretiyle ve ayrıca nama yazılı pay sahipleri ile önceden pay senedi tevdi ederek adresini bildiren hamiline yazılı pay sahiplerine taahhütlü mektupla, toplantı gün ve gündeminin bildirilmesi suretiyle süresi içinde yapılmıştır. Hazır bulunanlar listesinin tetkikinde, şirket paylarının ……. toplam itibari değerinin; toplam itibari değeri ……… TL olan, ……payın temsilen, toplam itibari değeri……… TL olan …….payın asaleten olmak üzere toplantıda temsil edildiği ve böylece gerek Kanun gerekse esas sözleşmede öngörülen asgari toplantı nisabının mevcut olduğunun anlaşılması üzerine toplantı ……….. tarafından açılarak gündemin görüşülmesine geçilmiştir.

* Çağrısız genel kurul olması durumunda ise yukarıdaki paragraf yerine aşağıdaki paragraf yazılmalıdır;

Toplantı T.T.K’nun 416. Maddesine göre tüm ortakların hazır bulunduğu ve çağrısız olarak toplandığı ve toplantıya ait hiçbir itirazın olmadığı tespit edilmiştir. Hazır bulunanlar listesinin tetkikinde, şirket paylarının ……. toplam itibari değerinin; toplam itibari değeri ……… TL olan, ……payın temsilen, toplam itibari değeri……… TL olan …….payın  asaleten olmak üzere toplantıda temsil edildiğinin anlaşılması üzerine toplantı ……………. tarafından açılarak gündemin görüşülmesine geçilmiştir. (Çağrısız toplanan genel kurulda gündeme oybirliği ile madde eklenebilir; aksine esas sözleşme hükmü geçersizdir.) (TTK/Madde 416/2)

1 – Toplantı açılışı yapıldı ve gündem okundu. Toplantı başkanlığına ………..nın, oy toplama memurluğuna (seçilmesi durumunda) …………nın, tutanak yazmanlığına (seçilmesi durumunda)………………….nın, seçilmelerine oybirliğiyle/……….. olumsuz oya karşılık ……… oyla karar verildi.

*(Olağan genel kurul toplantısı olması durumunda; finansal tablolara, yönetim kurulunun yıllık raporuna, kârın kullanım şekline, dağıtılacak kâr ve kazanç paylarının oranlarının belirlenmesine, müdürlerin ibralarına ilişkin maddeler toplantıda görüşülmeli ve aşağıdaki 2.3.4.5. maddeler toplantı tutanağına eklenmelidir.)

2 – Yönetim kurulunun yıllık faaliyet raporu ve varsa denetçi tarafından verilen rapor okundu ve müzakere edildi.

3 – Bilânço ve kâr/zarar hesapları okundu ve müzakere edildi. Yapılan oylama sonucunda, bilânço ve kâr/zarar hesapları oybirliğiyle/….olumsuz oya karşılık …… oyla tasdik edildi.

Şirket kârından Kanun ve esas sözleşme gereği yapılması gereken miktarlar ayrıldıktan sonra kalan kısmın tamamının/bir bölümünün dağıtılmasına oybirliğiyle/…… olumsuz oya karşılık ……. oyla karar verildi.

Birinci temettünün ……. tarihinde, dağıtımına karar verilen kârın ise ……… tarihinde dağıtılmasına oybirliğiyle/……. olumsuz oya karşılık ……. oyla karar verildi.

4 – Yapılan oylama sonucunda yönetim kurulu üyeleri oybirliğiyle/…… olumsuz oya karşılık ……. oyla ibra edildiler. Yapılan oylama sonucunda, varsa denetçi oybirliğiyle/…… olumsuz oya karşılık …… oyla ibra edildi.

5 – Yönetim kurulu üyelerine …….. TL, varsa denetçiye …….. TL aylık/yıllık ücret ödenmesine oybirliğiyle/……. olumsuz oya karşılık ….. oyla karar verildi.

6 – Şirketin yönetim kurulu üyeliklerine …… yıl süreyle görev yapmak üzere …………….. uyruklu ………………………………………………………adresinde ikamet eden …………….. , ……… uyruklu …………………………………………………………………adresinde ikamet eden …..…………… , …………………………….. uyruklu …………………………………………………………………………………..adresinde ikamet eden …………………’ın seçilmelerine oybirliğiyle/…….olumsuz oya karşılık………. oyla karar verildi.

7–(Denetime tabi şirketlerde) Denetçiliğe (… ) faaliyet dönemi için (Not; faaliyet döneminin 4. Ayına kadar her halde görevini yerine getireceği faaliyet dönemi bitmeden seçilmelidir. Geçmiş dönemlere ilişkin veya 1 faaliyet döneminden fazla süre için seçilemez) ……………. TC/VERGİ NUMARALI ………………………….adresinde ikamet eden/faaliyet gösteren …………………..’nın seçilmesine oybirliğiyle/…….. olumsuz oya karşılık ……….oyla karar verildi.

8- (Gündemde olmak kaydıyla görüşülüp karara bağlanan sair konular yazılır.)

*Tutanak Yönetmeliğin 26 ncı maddesinin birinci fıkrasında belirtildiği şekilde imzalanır.

*Genel kurullar olağan ve olağanüstü toplanır. Olağan toplantı her faaliyet dönemi sonundan itibaren üç ay içinde yapılır. Bu toplantılarda, organların seçimine, finansal tablolara, yönetim kurulunun yıllık raporuna, kârın kullanım şekline, dağıtılacak kâr ve kazanç paylarının oranlarının belirlenmesine, yönetim kurulu üyelerinin ibraları ile faaliyet dönemini ilgilendiren ve gerekli görülen diğer konulara ilişkin müzakere yapılır, karar alınır. Gerektiği takdirde genel kurul olağanüstü toplantıya çağrılır. (TTK Madde 409) (Faaliyet dönemi sonunda yapılan olağan genel kuruldan sonra yıl içerisinde görüşülecek her husus için genel kurullar olağanüstü toplanır. Olağanüstü toplanan genel kurulda finansal tablolara, yönetim kurulunun yıllık raporuna, kârın kullanım şekline, dağıtılacak kâr ve kazanç paylarının oranlarının belirlenmesine, yönetim kurulu üyelerinin ibralarına ilişkin maddeler görüşülmez)

*Genel kurul toplantı tutanağında görev taksimi görüşülemez, yönetim kurulunun seçimi yapılır ancak eğer isteniyorsa yönetim kurulu kararı ile 1 yıl süresince görev taksimi yapılabilir. Bu açıdan TTK Madde 366/1’de yer alan “Yönetim kurulu her yıl üyeleri arasından bir başkan ve bulunmadığı zamanlarda ona vekâlet etmek üzere, en az bir başkan vekili seçer. Esas sözleşmede, başkanın ve başkan vekilinin veya bunlardan birinin, genel kurul tarafından seçilmesi öngörülebilir” maddesi dikkate alınmalıdır.

*Hazır bulunanlar cetvelinde vekaleten katılım varsa vekaletnamede Genel Kurul yılı, tarihi ve temsil edilen hisse adedi ve miktarı belirtilmelidir. Hazır bulunan cetveli divan heyeti tarafından imzalanmalıdır. Şirketin mevcut yönetim kurulu başkanı genel kurul toplantısından önce hazır bulunanlar listesini hazırlama ve imzalamakla yükümlüdür. Ancak yönetim kurulu başkanın bulunmadığı durumlarda yönetim kurulu başkanının bir yetki yazısı ile yetkilendirdiği başka bir yönetim kurulu üyesi hazır bulunanlar listesini hazırlar ve imzalar. Görev taksimi yapmayan anonim şirketlerde ise hazır bulunanlar listesi tüm yönetim kurulu üyeleri tarafından imzalanmalıdır. (TTK Madde 417/3)

*TTK Madde 416’ya istinaden çağrısız genel kurullarda bütün payların sahipleri veya temsilcileri, aralarından biri itirazda bulunmadığı takdirde, genel kurula katılmaya ve genel kurul toplantılarının yapılmasına ilişkin hükümler saklı kalmak şartıyla, çağrıya ilişkin usule uyulmaksızın, genel kurul olarak toplanabilir ve bu toplantı nisabı var olduğu sürece karar alabilirler. Çağrısız toplanan genel kurulda, gündeme oybirliği ile madde eklenebilir; aksine esas sözleşme hükmü geçersizdir.

*Tek pay sahipli anonim şirketlerde toplantıda hazır bulunan pay sahibinin veya temsilcisinin toplantı tutanağını imzalaması zorunludur.

*Genel Kurul Toplantı Tutanağı metninde kırmızıyla işaretlenen bölümler dikkat çekmek amacıyla belirtilmiş olup toplantı tutanağına yazılmayacaktır.

1) Aşağıda sayılan genel kurul toplantılarında ve bunların ertelenmesi halinde yapılacak ikinci toplantılarda Bakanlık temsilcisinin bulundurulması zorunludur:

a) Kuruluş ve esas sözleşme değişikliği işlemleri Bakanlık iznine tabi olan şirketlerin bütün genel toplantılarında, diğer şirketlerde ise gündeminde, sermaye arttırılması veya azaltılması, kayıtlı sermaye sistemine geçilmesi ve kayıtlı sermaye sisteminden çıkılması, kayıtlı sermaye tavanının arttırılması veya faaliyet konusunun değiştirilmesine ilişkin esas sözleşme değişikliği ile birleşme, bölünme veya tür değişikliği konuları bulunan genel kurul toplantılarında.

b) Genel kurulda elektronik ortamda katılım sistemini uygulayan şirketlerin genel kurul toplantılarında.

c)Yurt dışında yapılacak bütün genel kurul toplantılarında.

ç) Yurt dışında yapılacak imtiyazlı pay sahipleri özel kurul toplantılarında.

2) Birinci fıkrada sayılanların dışındaki genel kurul toplantılarında ve imtiyazlı pay sahipleri özel kurullarında Bakanlık temsilcisinin bulunması zorunlu değildir. Ancak genel kurulu toplantıya çağıranların talep etmeleri ve bu taleplerin görevlendirme makamınca uygun görülmesi halinde Bakanlık temsilcisi görevlendirilir.

* Kuruluşu ve ana sözleşme değişikliği bakanlık iznine tabi Anonim Şirketler şunlardır:

KAYNAKLAR

Ankara Ticaret Odası Web Portalı – Genel Kurul Örnek Kararları

‍